Aspectos funcionales
Para asegurar la continuidad, posterior al término formal del Proyecto de Modernización del Archivo Nacional, se estableció un Modelo Operacional a partir de requerimientos funcionales mínimos que permitirán la operatividad del Archivo Electrónico una vez que la Unidad se encuentre desarrollada en el Archivo Nacional.
De esta manera, durante el 2020 se dejó como parte de los entregables del proyecto, la identificación del mapa de procesos y cadena de valor necesarios para el funcionamiento del Archivo Electrónico, así como también se dejó evidencia del levantamiento de los procesos de Vigilancia Técnica y Tecnológica, Transferencia Electrónica
Productos resultantes de los requerimientos funcionales
Para conocer más sobre los diferentes procesos, consultar documentos en Procesos Archivo Electrónico.
Asimismo, cada uno de estos procesos puede comprender informes (entregables), manuales de uso y plataformas tecnológicas desarrolladas para los propósitos establecidos en cada uno, los cuales se detallan a continuación:
Clasificación y Valoración documental
| Tipo | Nombre | Descripción |
|---|---|---|
| Informe de proceso | Clasificación y Valoración Series Electrónicas | Proceso correspondiente a la etapa de entrada del Modelo Operacional del Archivo Electrónico, consistente en la Clasificación y Valoración de Series Electrónicas realizada por la Institución Productora previa a la transferencia electrónica hacia el Archivo Nacional. Este informe detalla las actividades relacionadas con la gestión documental realizada dentro de la Institución Productorapara recabar los antecedentes que permitan, identificar funciones de la institución, identificar y analizar los tipos documentales, identificar y organizar series documentales, así como su codificación y generación del cuadro de clasificación, permitiendo la generación de la tabla de retención documental para ser enviada al Archivo Nacional, hasta su aprobación, previo a la realización de la transferencia electrónica.
El informe incluye aspectos como: alcances del proceso, matriz de responsabilidad, métricas, mapa de procesos, roles y eventos y actividades, entre otros. Para revisar el informe, ingresar a Procesos Archivo Electrónico. |
| Instructivo | Procedimientos Previos a la Transferencia de Documentos Electrónico | Documento elaborado por el área Archivística del Proyecto, a cargo de Pilar Díaz y Gabriela Andaur, y revisado por la consultora internacional, Carlota Bustelo. Este instructivo entrega orientaciones técnicas y metodológicas a las Instituciones Productoras (IP) para la realización de los procedimientos previos y necesarios para la transferencia electrónica: Elaboración del Cuadro de Clasificación, Identificación y Clasificación de Series Documentales y Valoración Documental. Para revisar el instructivo, ingresar a Normativa archivística para transferencia electrónica. |
| Plataforma Electrónica | Sistema de Gestión Documental | Empaquetamiento de Gestor Documental proporcionado por la Superintendencia de Casinos de Juego. |
Transferencia Electrónica
| Tipo | Nombre | Descripción |
|---|---|---|
| Informe de proceso | Gestión de Transferencias Electrónicas | Este informe presenta los pasos que debe cumplir una Institución Productora para efectuar el proceso de transferencia electrónica de documentos al Archivo Nacional. En consecuencia, el flujo abarca desde el comienzo, con una reunión técnica entre la Institución Productora y la Unidad responsable de la transferencia electrónica de los fondos documentales que ingresan al Archivo Nacional, hasta la finalización del proceso, con la transferencia exitosa y visada por ambas partes.
El informe incluye aspectos como: alcances del proceso, matriz de responsabilidad, métricas, mapa de procesos, roles y eventos y actividades, entre otros. Para revisar el informe, ingresar a Procesos Archivo Electrónico. |
| Plataforma tecnológica | Sistema de Transferencias Electrónicas | Plataforma web disponible para realizar transferencias electrónicas de series documentales electrónicas al Archivo Nacional. |
| Instructivo | Transferencias electrónicas | Documento elaborado por el área Archivística del Proyecto, a cargo de Pilar Díaz y Gabriela Andaur, para acompañar a las instituciones públicas en la realización del procedimiento de transferencia de los documentos electrónicos generados en el ejercicio de sus funciones al Archivo Nacional. Para revisar el instructivo, ingresar a Normativa archivística para transferencia electrónica. |
| Instructivo | Manual de uso de la Plataforma | Este documento tiene como objetivo, servir de orientación y guía para que puedan realizar la transferencia de sus documentos a esta institución. Está dirigido exclusivamente a las Instituciones Piloto del Proyecto de Modernización que realizarán el ejercicio de transferencia de documentos electrónicos hacia el Archivo Nacional en el marco este proyecto. |
| Instructivo | Metadatos | Documento elaborado por el área Archivística del Proyecto, a cargo de Pilar Díaz y Gabriela Andaur, para entregar un marco referencial sobre metadatos para documentos electrónicos. En él se incluyen los metadatos requeridos para efectos de la transferencia regular de documentos electrónicos desde instituciones públicas al Archivo Nacional. Para revisar el instructivo, ingresar a Normativa archivística para transferencia electrónica. |
| Informe de proceso | Vigilancia Técnica y Tecnológica | Este informe establece aquellas acciones que debe realizar el Archivo Nacional para recabar antecedentes que permitan definir y planificar un sistema de vigilancia, a partir de la identificación de fuentes, la ejecución de búsquedas, la recopilación de datos e información y el posterior análisis y difusión de los resultados obtenidos de este ejercicio. Esto, con el fin último de facilitar la toma de decisiones acordes a las nuevas tendencias en Preservación Digital, anticipando cambios y posibles amenazas del entorno.
El informe incluye aspectos como: alcances del proceso, matriz de responsabilidad, métricas, mapa de procesos, roles y eventos y actividades, entre otros. Para revisar el informe, ingresar a Procesos Archivo Electrónico. |
Acceso Electrónico
| Tipo | Nombre | Descripción |
|---|---|---|
| Informe de proceso | Acceso Electrónico | El proceso Acceso Electrónico fue analizado de manera exploratoria, por lo que su contenido, aunque es limitado, está disponible dentro del Informe de Procesos del Archivo Electrónico v.1.0. Sin embargo, fue posible establecer un mapa de proceso que identifica los eventos y actividades de manera que sea posible generar un levantamiento de información a futuro. Para revisar el informe, ingresar a Procesos Archivo Electrónico. |
| Plataforma tecnológica | Sistema de Consulta Electrónica | Plataforma web disponible para los usuarios interesados en realizar consultas de los documentos transferidos al Archivo Nacional. |
Resultados de análisis exploratorios
Como resultado del levantamiento de procesos realizado por la consultora Pragma Procesos durante el año 2020, fue posible identificar de manera exploratoria tres procesos, los cuales se desarrollan a continuación:
Gestión continua de Preservación Digital
Este proceso contempla una serie de acciones que deben llevarse a cabo en los recursos digitales, antes y durante el almacenamiento a largo plazo, variando según la fuente y el tipo de recurso. Para llevar a cabo estas acciones, se consideran cuatro tareas necesarias para ejecutar una gestión continua de la preservación digital dentro del Archivo Electrónico, las cuales son: Definir Equipo Responsable, Definir Política de Preservación Digital, Definir Estrategia de Preservación Digital y, finalmente, Definir Sistema de Preservación.
Acceso Electrónico
Al igual que el apartado anterior, el Acceso Electrónico es otro proceso analizado de manera exploratoria, el cual describe las funciones involucradas en la búsqueda y acceso de los documentos electrónicos que son requeridos por los usuarios y que se encuentran almacenados en Archivo Nacional. Por ello, la identificación exploratoria considera una serie de acciones ejecutadas en el Portal de Búsqueda de documentos, donde los usuarios pueden consultar en forma directa los documentos electrónicos que requiere.
Mantención de Plataformas y Sistemas
Este proceso, levantado de manera exploratoria, contiene las actividades identificadas que se encargan de mantener configurados, estables y en funcionamiento todos los sistemas, plataformas, y bases de datos del Archivo Electrónico del Archivo Nacional. Asimismo, este proceso está encargado de mantener inventariados los contenidos del Archivo Electrónico, así como la migración y/o actualizaciones de estos.