Glosario

A continuación, encontrarás un listado general con algunos de los términos técnicos más relevantes (desde el ámbito tecnológico y archivístico) utilizados en la redacción de esta Wiki.

Acceso

Corresponde al derecho, modo y medios de localizar, usar o recuperar documentos de un fondo documental. De acuerdo al modelo OAIS, ofrece los servicios y funciones de apoyo a los usuarios para determinar la existencia, descripción, localización y disponibilidad de la información almacenada en el OAIS y permite a los usuarios solicitar y recibir productos de información.

BagIt

Especificación para crear empaquetadura de objetos digitales y metadatos. Posee una estructura jerarquizada con elementos obligatorios y otros opcionales.

Ciclo vital documental

Período comprendido entre la producción de un documento y su eliminación o, en su caso, conservación permanente (o a Largo Plazo). Está compuesto por etapas definidas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.

Clasificación

En el ámbito de la archivística, consiste en la agrupación de los documentos de un fondo en conjuntos jerárquicos que  reflejan la estructura orgánica y/o funcional de un fondo, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original. Dicha clasificación se formaliza y representa en un cuadro de clasificación.

Conservación a Largo Plazo

En el modelo OAIS, comprende el acto de mantener la información comprensible de forma independiente, con rasgos que den garantía de su autenticidad, por un periodo de tiempo lo suficientemente grande como para verse afectada por cambios, tanto, en lo tecnológico como en lo referido a la comunidad de usuarios que necesitarán consultar dicha información en el futuro.

Documento electrónico

Documento de archivo almacenado en un medio electrónico, producido, transmitido, gestionado y/o accesible a través de equipos informáticos. Los medios de almacenamiento electrónicos  pueden  ser  analógicos (como los casetes y las cintas VHS) o digitales (en  los  que  los  documentos son grabados en código binario) y que requieren una combinación de hardware y software para su acceso, recuperación, comprensión y uso.

Expediente híbrido

Expediente compuesto por documentos de archivo plasmados en distintos soportes. Por ejemplo, contiene documentos electrónicos y documentos en papel.

Firma Electrónica Digital (FED)

Cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor.

Información de Descripción de Conservación (IDC)

En el modelo OAIS, corresponde a la información necesaria para la adecuada conservación de la Información de Contenido, la cual permite: conservar, garantizar que la información que esté identificada de forma clara y nos permite comprender su contexto de creación.

Institución Productora (IP)

Entidad pública o privada que produce documentos en el desarrollo de su propia actividad y que está mandatada a transferirlos al Archivo Nacional, de acuerdo a la normativa vigente.

Metadatos

Corresponden a aquellos datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos de archivo y su gestión a lo largo del tiempo, con la finalidad de garantizar su disponibilidad/acceso, conservación e interoperabilidad.

Open Archival Information System (OAIS)

Modelo conceptual identificado como Norma ISO:14721 que da una estructura referencial para los procesos de gestión, conservación a largo plazo y acceso de documentos.

Paquete de información de Archivo (PIA)

En el modelo OAIS, corresponde a la información almacenada por el archivo para su gestión y preservación .Es, básicamente, la transformación de uno o más PIT para ser conservados dentro de un OAIS;

Paquete de información de Consulta (PIC)

En el modelo OAIS, corresponde a la información enviada a un usuario cuando éste lo solicite. Contiene el documento y los metadatos necesarios para que el usuario pueda entender y usar la información.

Paquete de información de Transferencia (PIT)

En el modelo OAIS, corresponde a la información (documentos junto con los metadatos asociados) enviada desde el Productor de información hacia el Archivo

Preservación

En el ámbito de la archivística, es el conjunto de medidas y actuaciones para proteger los documentos y prevenir cualquier daño derivado de las condiciones de almacenamiento e instalación, así como de situaciones imprevisibles de emergencias y desastres. Pretende la pervivencia tanto de los soportes originales, como de la información y el acceso a la misma, por lo que implica también, en el caso de los documentos electrónicos, la migración a soportes, formatos de conservación y tecnologías estables y seguras que las garanticen, así como la duplicación para prevenir los daños derivados de la manipulación cuando ésta sea un factor de riesgo.

Procedimientos archivísticos

Todos aquellos procedimientos relativos a la gestión de documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vida, como lo son su clasificación, valoración, preservación y transferencia, entre otros.

Serie Documental

Conjunto de documentos de archivo de similares características que se relacionan entre sí por haber sido creados, recibidos o utilizados por una institución en virtud de una función y la ejecución de una misma actividad.

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE)

También llamado simplemente Gestor Documental (GD), es un sistema informático (software) que gestiona -a lo largo de su ciclo de vida- documentos producidos, utilizados y conservados en entornos tecnológicos, o que han sido capturados en un sistema de archivo electrónico. Este tipo de sistema debe conservar el contenido, estructura y contexto de los documentos electrónicos y debe asegurar que los documentos son registrados y que se han establecido procedimientos de autenticación y auditoría.

Transferencia

En el ámbito de la archivística, es el procedimiento de ingreso de documentos en un Archivo, mediante traspaso regulado y periódico de las fracciones de series documentales y de la propiedad y responsabilidad sobre ellas, una vez que éstas han cumplido el plazo de retención establecido. De acuerdo al modelo OAIS, ofrece los servicios y funciones para crear y aceptar los PIT desde las entidades productoras de documentos y preparar los contenidos para el almacenamiento y gestióndel Archivo.

Valoración Documental

En el ámbito de los procedimientos archivísticos, es el proceso de identificación de valores primarios y secundarios de los documentos que componen las series de un fondo, a partir de los cuales se definirán los plazos para su retención, eliminación o transferencia.