Líneas de trabajo

El Proyecto de Modernización del Archivo Nacional de Chile, para abarcar de manera integral todos los ámbitos necesarios para llevar a cabo la implementación de un sistema para la transferencia documental, trabajó en diferentes líneas de trabajo centradas en normativa técnica, componentes tecnológicos, fortalecimiento institucional y habilitación de pilotos.

Normativa técnica

El Proyecto de Modernización consideró como elemento central el desarrollo de normativa técnica que definiera los procedimientos y requisitos de la transferencia electrónica, de modo de:

1. Establecer con claridad las funcionalidades y reglas relevantes para el desarrollo de la infraestructura tecnológica de transferencia, y
2. Comunicar a las instituciones públicas los procedimientos y requisitos que operarán en la transferencia de sus documentos electrónicos al Archivo Nacional.

La lógica de trabajo consistió en desarrollar los procedimientos archivísticos de forma temprana y someterlos a un proceso de evaluación y retroalimentación regular, con el objetivo de permitir su mejora y adherencia a estándares y buenas prácticas, y facilitar su comprensión y aplicación por parte de las instituciones. De esta manera, se generaron tres versiones de procedimientos relativos a la transferencia electrónica, como se detalla a continuación:

Primera versión (abril de 2019)

Para consultar los documentos resultantes de esta primera versión, véase en Procedimientos Archivísticos.

Incluyó los siguientes documentos: Procedimiento para la elaboración del cuadro de clasificación, Procedimiento de valoración documental, Procedimiento para la elaboración de tablas de retención documental, Procedimiento de eliminación de documentos, Instructivo de transferencia de documentos electrónicos al Archivo Nacional, Metadatos mínimos y formatos para la transferencia de documentos electrónicos, y Glosario específico para la transferencia de documentos electrónicos

Estos documentos fueron sometidos a una consulta pública y a una consulta interna (Archivo Nacional), lo que permitió introducir precisiones técnicas y metodológicas.

Segunda versión (febrero de 2020)

Incluyó los siguientes documentos: Procedimiento para la Clasificación Documental, Procedimiento de Valoración Documental, Instructivo de Transferencia de Documentos Electrónicos al Archivo Nacional, y Metadatos mínimos y formatos para la transferencia de documentos electrónicos desde las Instituciones al Archivo Nacional.

En esta versión de los procedimientos se introdujeron algunas simplificaciones dentro del proceso general, las que fueron consideradas necesarias a partir de la experiencia de trabajo con las instituciones piloto del Proyecto.  Al igual que en el caso anterior, estos documentos fueron sometidos a un proceso de consulta interna.

Tercera versión (diciembre de 2020)

Para consultar los documentos resultantes de esta tercera versión, véase en Normativa archivística para transferencia electrónica.

Incluyó los siguientes documentos: Transferencia electrónica, Procedimientos Previos, Procedimiento de Transferencia Electrónica, Instructivo para uso de la Plataforma de Transferencia, Metadatos mínimos para la Transferencia Electrónica.

En esta versión se introdujeron cambios significativos en relación con el contenido y estructura de las versiones anteriores. Por una parte, se agruparon los documentos que anteriormente detallaban los procedimientos que la institución debe realizar antes de la transferencia electrónica, bajo el nombre de “Procedimientos Previos”. Por otra parte, se hicieron otras modificaciones con el objetivo de favorecer la comprensión y aplicación de los procedimientos por parte de las instituciones, tales como simplificar los pasos detallados en versiones anteriores, acotar la cantidad de información solicitada a las instituciones, reducir la extensión de cada procedimiento y limitar al mínimo posible el uso de lenguaje técnico. Estos cambios se estimaron necesarios a partir de dos instancias: primero, la experiencia de aplicación llevada a cabo con las instituciones piloto, y segundo, la revisión exhaustiva realizada en el contexto de la consultoría internacional experta a cargo de Carlota Bustelo Ruesta. Como parte de esta consultoría, también se hicieron cambios que permitieran una mayor adherencia a estándares y buenas prácticas reconocidas internacionalmente.

Componentes tecnológicos

Respecto al ámbito tecnológico el proyecto genera una solución basada en la normativa ISO:14721 conocida como OAIS (Sistema abierto de información de Archivo), con la finalidad de dotar al Archivo Nacional de un sistema que permitiese la ingesta, preservación y disponibilización/acceso de documentación electrónica. En aspectos prácticos las soluciones fueron desarrolladas de forma individual,siempre logrando la conexión con las etapas siguientes del modelo OAIS, a continuación una breve explicación de las funcionalidades de cada componente:

Ingesta

Plataforma web desarrollada de forma local. Su principal función es ser el espacio de transferencia desde las instituciones productoras hacia el Archivo Nacional, en ella se pueden encontrar algunas funcionalidades que son:

• Solicitar, negociar y crear acuerdos de transferencia con Productores
• Crear y editar Cuadros de Clasificación
• Crear y editar funciones y asociarlas a niveles de descripción
• Crear y editar Tablas de Retención Documental
• Auditar las transferencias para asegurar que cumplan con los requerimientos establecidos por el Proyecto

Almacenamiento Intermedio

Su principal función es el resguardo y conservación temporal de los PIT recibidos desde la plataforma de ingesta, este espacio fue desarrollado de forma local por el proyecto. En este espacio se hará un desempaquetado para la realización de una serie de validaciones en los PIT, que den como resultados paquetes  íntegros y libres de virus, luego de ese proceso los documentos desempaquetados y su respectiva metadatos será transferida a Archivematica para la generación PIA.

Dentro de sus funciones se encuentran:

• Recepción y validación de PIT
• Desempaquetado de PIT
• Almacenado de datos en base de datos
• Análisis de virus
• Almacenamiento de PIT

Almacenamiento Permanente (Preservación)

Proporciona los servicios y funciones de control del entorno del OAIS, proveyendo recomendaciones y planes de conservación para asegurar que la información almacenada en el OAIS permanezca accesible a largo plazo e inteligible para la comunidad específica, incluso cuando el entorno automatizado original devenga obsoleto; para ello el proyecto utiliza la aplicación de código abierto Archivematica en su versión 1.12, el cual está diseñado para facilitar la implementación con terceros sistemas, encargándose de almacenar los PIA según especificación BagIt, desempaquetarlos y almacenar los objetos digitales y metadatos (por separado), asignar cuotas de espacio y ejecutar los planes de preservación, permitiendo su monitorización por medio del dashboard.

Sus funciones son las siguientes:

• Evaluar los contenidos del Archivo y recomendar actualizaciones de información archivística regularmente
• Acciones de preservación
• Desarrollar indicaciones para normas y políticas de Archivo
• Surtir regularmente informes de análisis de riesgos, así como controlar cambios en el entorno tecnológico y en la Base de Conocimiento y requisitos de servicio de los usuarios.

Capa de Consulta

Esta solución de desarrollo local ofrece servicios a los usuarios internos y externos para determinar la existencia y descripción de la información almacenada en el OAIS a través de una barra de búsqueda permitiendo a los usuarios buscar y visualizar documentos y registros.

Sus funciones son las siguientes:

• Comunicarse con los usuarios para recibir solicitudes de documentos
• Coordinar la ejecución de solicitudes para que lleguen a buen término
• Entregar las respuestas a los usuarios.

Fortalecimiento del Archivo Nacional

En la formulación del proyecto, el Fortalecimiento se planteó desde dos aspectos clave, por una parte, Gestión del cambio y por otro, la Implementación del Proyecto. Respecto de la Gestión del cambio, a inicios del desarrollo del proyecto se llevó a cabo una consultoría orientada al trabajo interno con el Archivo Nacional de manera que, se pudiesen articular adecuadamente los esfuerzos entre el proyecto y las Unidades del Archivo Nacional. Como resultado de ese proceso, la consultoría estimó oportuno llevar una segunda etapa enfocada al trabajo con jefaturas y funcionarios de las unidades vinculadas directamente con el quehacer del Proyecto. Todo lo que finalmente posibilitó la realización de varias instancias de participación, donde los funcionarios pudieron plantear sus aprehensiones, inquietudes y apreciaciones. En cuanto al segundo aspecto de esta línea de trabajo, Implementación del Proyecto, las consultas internas de los procedimientos normativos se constituyeron como un espacio de involucramiento interno directo, pues, le dieron la posibilidad a los funcionarios de pronunciarse sobre los documentos, tanto en su forma como en su contenido y así contribuir concretamente en la creación de los mismos. En esa misma idea, la realización de eventos de cierre de cada año que tuvieron por objeto la exposición de los resultados alcanzados anualmente por el proyecto de Modernización, también posibilitaron el posicionamiento del Proyecto de Modernización y Archivo Nacional en su conjunto, frente al Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, al Servicio Nacional del Patrimonio Cultural, a la Secretaría de Modernización, a la División de Gobierno Digital, así como Instituciones Públicas en general.

Habilitación de Instituciones piloto

Para conocer el trabajo realizado con cada institución, véase Instituciones Piloto.

Siendo la principal preocupación de este Proyecto la implementación de un sistema que permitiera al Archivo Nacional recibir transferencias de documentación electrónica, comenzar a trabajar tempranamente con algunas de las instituciones públicas, responsables de la generación de estos documentos, fue fundamental para asegurar el cumplimiento de dicho objetivo.

En este sentido, el trabajo colaborativo entre el Archivo Nacional y las instituciones que participaron como pilotos en este Proyecto, permitió elaborar y perfeccionar los instrumentos necesarios para el correcto desarrollo del sistema de transferencias, así como también facilitar su adopción por parte de las instituciones de la administración pública que generan documentos electrónicos y que tienen la obligación de transferir de acuerdo a la normativa vigente.

Fue así como, en el marco del Proyecto de Modernización del Archivo Nacional, se trabajó en la elaboración de un plan de trabajo para las actividades desarrolladas conjuntamente entre el Archivo y cada Institución Piloto, que comprendió las fases que se señalan en la tabla a continuación:

N°	Fase	Objetivo
1	Comprensión de la institución y su funcionamiento	Conocer la institución en el ámbito de sus funciones, actividades y estructura interna, así como una visión general de su flujo de trabajo.
2	Diagnóstico del tratamiento de los documentos de la institución	Identificar el estado del desarrollo archivístico de  la institución y el funcionamiento de su gestión documental, especialmente en lo referente a la gestión de sus series documentales.
3	Incorporación de procesos técnicos de Archivo para la Transferencia	Aplicar criterios archivísticos en la organización del archivo administrativo y la gestión documental, de acuerdo a las nuevas directrices y procedimientos emanados por el Archivo Nacional que permitan la transferencia de documentos electrónicos al Archivo Nacional.
4	Análisis de los documentos electrónicos a transferir	Revisar los documentos electrónicos generados en la institución y realizar los cambios, adiciones o modificaciones necesarias para generarlos y gestionarlos según los requerimientos  establecidos para su transferencia al Archivo Nacional. Definir la (s) serie (s) documental (es) que se transferirá (n).
5	Transferencia de documentos electrónicos al AN	Guiar a la institución en el cumplimiento del Instructivo de Transferencia y uso de la Plataforma de Transferencias para efectuar la transferencia de su(s) serie(s) documental (es) al Archivo Nacional.

Para ello, el equipo de Modernización del Archivo Nacional asumió el rol de gestor del proyecto, definiendo las tareas que debían realizar las distintas Instituciones Piloto -a través de una persona o equipo multidisciplinario a cargo de la gestión documental- para avanzar en las diferentes fases, con el fin de coordinar y alinear los esfuerzos encaminados a la concreción del objetivo final.