Presupuesto
Para la implementación del Proyecto de Modernización del Archivo Nacional, se asignaron $1.187.000.000 distribuidos en tres años, presupuesto que eventualmente fue aumentado tanto por el ajuste del sector público, como por los resultados obtenidos por el proyecto, quedando finalmente en $1.325.997.000.
El proyecto tiene cuatro componentes:
- Gobernanza del Proyecto
- Normativa y directrices técnicas
- Desarrollo Tecnológico
- Fortalecimiento institucional.
A continuación, se presentan las principales iniciativas de cada año, divididas por componentes.
2018
Para mayor detalle, véase el Informe de Ejecución Financiera 2018
Componente 1. Gobernanza del Proyecto
Los principales gastos se relacionan a la adquisición de equipamiento para la oficina del equipo del proyecto, esto es, estaciones de trabajo, sillas, computadores y accesorios, impresora, proyector y licencias para programas computacionales.
| Actividad | Método de compra | Descripción |
|---|---|---|
| Mobiliario | Convenio Marco | Se realizó la selección de productos similares al mobiliario del Archivo Nacional, escogiendo al proveedor más competitivo. |
| Equipamiento computacional y licencias | Convenio Marco | Se siguieron las directrices entregadas por la Unidad de Proyectos Tecnológicos del Archivo Nacional, seleccionando al proveedor en base a variables precio y stock. |
Componente 2. Normativa y directrices
Se contrataron dos profesionales archiveras, se adquirieron licencias para acceder a normas internacionales UNE y se llevó a cabo un estudio orientado a obtener un diagnóstico nacional respecto a la archivística en Chile.
| Actividad | Método de compra | Descripción |
|---|---|---|
| Profesionales archiveras | Convenio Marco | Se seleccionó al proveedor que trabaja con el área de Política Digital del Servicio. |
| Normas internacionales | Trato directo | Se tomó contacto con la empresa española que es la organización formal que provee normas UNE-ISO. |
| Estudio | Convenio Marco | Se seleccionó a la consultora que presentó un equipo acorde a los requerimientos. |
Componente 3. Desarrollo Tecnológico
Se contrató a un equipo consultor para realizar un diagnóstico organizacional desde el punto de vista de procesos y cadenas de valor, se contrató una empresa de desarrollo informático encargada de la capa de ingesta del sistema, se contrató a una empresa que desarrollara un Gestor Documental para el Archivo Nacional, y finalmente, se efectuó la compra de servidores.
| Actividad | Método de compra | Descripción |
|---|---|---|
| Levantamiento de procesos, mapa y cadena de valor | Convenio Marco | Se invitó a tres empresas para que presentaran propuestas metodológicas para abordar lo solicitado. |
| Capa ingesta | Convenio Marco | Se invitó a empresas para que presentaran propuestas metodológicas para abordar lo solicitado. |
| Gestor documental | Convenio Marco | Se invitó a tres empresas para que presentaran propuestas metodológicas para abordar lo solicitado. Las empresas fueron recomendadas por Política Digital. |
| Servidores | Convenio Marco | La Unidad de Política Digital cotizó lo requerido y determinó el proveedor a contratar. |
Componente 4. Fortalecimiento Institucional
Los principales gastos se relacionan a la contratación de una empresa consultora para asesorar la gestión al cambio y a la realización de un evento de prueba de concepto de la fase de ingesta.
| Actividad | Método de compra | Descripción |
|---|---|---|
| Gestión del cambio | Convenio Marco | Se invitó a tres empresas para que presentaran propuestas metodológicas para abordar lo solicitado. |
| Evento Prueba de concepto de la fase Ingesta | Convenio Marco | Se utilizó el cotizador de Mercado Público para financiar un coffee y registro audiovisual de alta calidad. |
2019
Para mayor detalle, véase el Informe de Ejecución Financiera 2019
Componente 1. Gobernanza del Proyecto
| Actividad | Método de compra | Descripción |
|---|---|---|
| Mobiliario | Convenio Marco | Se realizó selección de productos similares al mobiliario del Archivo Nacional, escogiendo al proveedor más competitivo. |
| Equipamiento computacional y licencias | Convenio Marco | Se siguió las directrices entregadas por la Unidad de Proyectos Tecnológicos del Archivo Nacional, seleccionando al proveedor en base a variables precio y stock. |
Componente 2. Normativa y directrices
Los principales gastos se relacionan a la compra de normas ISO y a la inscripción de los Procedimientos e Instructivos generados por las archiveras, en el Departamento de Derechos Intelectuales del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural.
| Actividad | Método de compra | Descripción |
|---|---|---|
| Normas ISO | Trato directo | Se tomó contacto con la empresa española que es la organización formal que provee normas UNE-ISO. |
| Inscripción de documentos | Depósito directo (Reembolso gastos menores) | Se realizó el proceso de inscripción siguiendo el Procedimiento del Departamento de Derechos Intelectuales. |
Componente 3. Desarrollo Tecnológico
Se contrataron diferentes empresas para trabajar en las diversas capas tecnológicas del proyecto (ingesta, almacenamiento permanente y consulta), se contrató un analista TI y un arquitecto de sistemas con conocimientos en OAIS, se arrendaron servidores, entre otras compras detalladas en la siguiente tabla:
| Actividad | Método de compra | Descripción |
|---|---|---|
| Fase II Transferencia | Convenio Marco | Se trabajó con el mismo equipo que desarrolló la primera fase. |
| Almacenamiento intermedio | Convenio Marco | Se invitó a empresas para que presentaran propuestas metodológicas para abordar lo solicitado. |
| Almacenamiento permanente | Trato directo | Se invita a presentar propuestas a dos empresas que entregan el mismo tipo de servicios basado en soluciones Open Source. |
| Workshop presencial con empresa canadiense | Convenio Marco | Se seleccionó al proveedor en base a disponibilidad de fechas, ubicación y precio competitivo. |
| Capa de consulta e integración con bases de datos | Convenio Marco | Se seleccionó una de las empresas con las que el proyecto ya había trabajado y comprobado su seriedad en la provisión de servicios. |
| Analista TI | Convenio Marco | Se seleccionó al proveedor que trabaja con el área de Política Digital del Servicio. |
| Arquitecto OAIS | Convenio Marco | Se seleccionó al proveedor que contratase al profesional al precio más conveniente. |
| Servidores | Convenio Marco | Se seleccionó al proveedor en base a variables precio y stock. |
| Optimización de procesos | Convenio Marco | Se seleccionó una de las empresas con las que el proyecto ya había trabajado y comprobado su seriedad en la provisión de servicios. |
| Modelamiento proceso de transición (híbrido) | Convenio Marco | Se seleccionó una de las empresas con las que el proyecto ya había trabajado y comprobado su seriedad en la provisión de servicios. |
| Flujos Gestor documental | Convenio Marco | Se seleccionó una de las empresas con las que el proyecto ya había trabajado y comprobado su seriedad en la provisión de servicios. |
| Implementos e insumos asociados al Gestor documental | Convenio Marco | Se seleccionó al proveedor en base a variables precio y stock. |
| Software de presentaciones | Trato directo | Se seleccionó al proveedor que ofreciera dicha licencia |
| Implementos para video conferencia | Convenio Marco | Se seleccionó al proveedor en base a variables precio y stock. |
Componente 4. Fortalecimiento Institucional
Se continuó el trabajo con la empresa consultora en gestión del cambio, se realizó un taller para las Instituciones Piloto, se llevó a cabo una charla por parte de la empresa canadiense, y finalmente, se lanzó el prototipo del sistema de información. Para las actividades mencionadas anteriormente, se imprimieron tarjetas de presentación y se compraron diversos materiales para entregar a los asistentes, tales como lápices y carpetas.
| Actividad | Método de compra | Descripción |
|---|---|---|
| Transformación Organizacional (gestión del cambio fase II) | Convenio Marco | Se seleccionó una de las empresas con las que el proyecto ya había trabajado y comprobado su seriedad en la provisión de servicios. |
| Taller Instituciones piloto | Convenio Marco | Se utilizó el cotizador de Mercado Público para financiar un coffee y registro fotográfico. |
| Charla Preservación Digital | Convenio Marco | Se contrató a la empresa de producción que trabaja en el Salón Bicentenario. |
| Lanzamiento Prototipo OAIS | Convenio Marco | Se utilizó el cotizador de Mercado Público para financiar un coffee y registro fotográfico. |
| Impresiones, materiales y otros. | Convenio Marco
|
Se seleccionó al proveedor en base a variables precio y alta disponibilidad para proveer los productos en un plazo acotado. |
| Compra directa (Reembolso gastos menores) | Se solicitaron impresiones de alta calidad a empresa especializada. |
2020
Para mayor detalle, véase el Informe de Ejecución Financiera 2020
Componente 1. Gobernanza del Proyecto
Para dar continuidad al equipo del proyecto se mantuvieron en el cargo tanto el Coordinador de proyecto como la profesional financiera.
Componente 2. Normativa y directrices
Con el propósito de dar continuidad al equipo técnico del proyecto se mantuvieron en el cargo ambas profesionales archiveras. Además, se contrató la asesoría de Carlota Bustelo Ruesta para la revisión de los procedimientos realizados por las expertas archiveras.
| Actividad | Método de compra | Descripción |
|---|---|---|
| Asesoría experta en Transferencia y Preservación electrónica | Trato directo | Se tomó contacto con la profesional experta para que presentase una propuesta metodológica en base a los términos de referencia desarrollados por el equipo de proyecto de Modernización. |
Componente 3. Desarrollo Tecnológico
Se da continuidad al pago de remuneraciones del Analista TI y a los gastos en servidores. Respecto al desarrollo de las diversas capas del sistema, se continuó el trabajo con las respectivas empresas. Se requirieron, nuevamente, los servicios de la empresa consultora de procesos, además de la contratación de la misma empresa que se encargó de Ingesta y Almacenamiento intermedio para el empaquetamiento de un Gestor Documental. Finalmente, se extendió un año más el contrato con Artefactual.
| Actividad | Método de compra | Descripción |
|---|---|---|
| Ingesta Fase III | Convenio Marco | Se solicitó a la empresa Tecnova a realizar un levantamiento de todos los requerimientos para que posteriormente presentaran sus propuestas. |
| Capa de consulta Fase II | Convenio Marco | Se solicitó a la empresa Pragma a realizar un levantamiento de todos los requerimientos para que posteriormente presentaran sus propuestas. |
| Capa de consulta Fase III Administración y Seguridad | Convenio Marco | Se solicitó a la empresa Pragma a realizar un levantamiento de todos los requerimientos para que posteriormente presentaran sus propuestas. |
| Consultoría Exploratoria Procesos Archivo Electrónico | Convenio Marco | Se solicitó a la empresa Pragma que presentara su propuesta metodológica de trabajo. |
| Levantamiento de Procesos AE Cadena de Valor | Convenio Marco | Se solicitó a la empresa Pragma que presentara su propuesta metodológica de trabajo. |
| Empaquetamiento Gestor documental SCJ | Convenio Marco | Se solicitó a la empresa Tecnova presentar una propuesta. |
| Empaquetamiento Gestor documental SCJ Fase II, Pruebas con Instituciones Públicas | Convenio Marco | Se solicitó a la empresa Tecnova presentar una propuesta. |
| Soporte técnico Artefactual | Trato Directo | Se renuevan los servicios con la empresa Artefactual Systems INC. |
Componente 4. Fortalecimiento Institucional
En el marco de la finalización del proyecto, se contrató a una empresa para la realización de tres videos a mostrar en el evento de cierre.
| Actividad | Método de compra | Descripción |
|---|---|---|
| Videos para el cierre de proyecto | Convenio Marco | Se solicitó cotización de los servicios a empresa Argumental |