Proyecciones a futuro
Si bien, el Proyecto de Modernización del Archivo Nacional se planificó para ser desarrollado en un marco temporal definido de tres años (2018-2020), debido a su alcance e impacto sobre el actual proceso de Modernización del Estado de Chile, se espera que el trabajo realizado pueda seguir perfeccionándose y escalando en el futuro. Algunas de estas proyecciones son las siguientes:
Institucionalización
Considerando la implementación de la Ley N°21.180 Transformación Digital del Estado, a partir del 2021 se encontrará en la orgánica del Archivo Nacional, el Archivo Electrónico, Unidad de misión mandatada a recibir, preservar y poner a disposición la documentación electrónica generada por las Instituciones Públicas en el marco del ejercicio de sus funciones. Para lo anterior, se hace fundamental contar con un proceso armónico y estructurado que permita al Archivo Electrónico vincularse con todas aquellas Unidades y/o Coordinaciones vinculadas a la transferencia electrónica. Por su parte y desde el ámbito financiero, el Archivo Electrónico cuenta con asignación presupuestaria mediante Ley de Presupuestos en la partida del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural.
Escalamiento
El Proyecto de Modernización contempló la participación de cinco instituciones públicas en modo piloto, considerando la meta de contar con tres instituciones preparadas para realizar transferencias electrónicas. No obstante, el universo de instituciones públicas obligadas por ley a transferir sus documentos al Archivo Nacional es mayor, superando las 1900 instituciones. Por este motivo, uno de los principales ejes de trabajo que se instalan a partir del Proyecto de Modernización es el escalamiento de esta modalidad de transferencia, para que nuevas instituciones puedan incorporarse año a año. Debido a que el número de instituciones que deben transferir al Archivo Nacional es elevado, el escalamiento contempla el desarrollo de material de apoyo (gráfico y audiovisual) que pueda ser consultado de forma autónoma por parte de las instituciones, de manera de facilitar la implementación de los procedimientos e instructivos definidos. No obstante, el Archivo Nacional, a través del Archivo Electrónico, seguirá ofreciendo orientación directa para apoyar la transición de las instituciones públicas hacia esta nueva modalidad de transferencia.
Desafíos
El término del Proyecto de Modernización, la institucionalización del Archivo Electrónico dentro del Archivo Nacional y la implementación gradual de la Ley de Transformación Digital en las instituciones públicas, llevan consigo una serie de desafíos que se vinculan directamente con el trabajo que se realizará a partir de 2021. Los principales desafíos son:
- Aumento del número de instituciones habilitadas para transferir sus documentos electrónicos al Archivo Nacional
- Desarrollo de material de apoyo para facilitar la habilitación de las instituciones públicas
- Dar continuidad al soporte ofrecido a instituciones públicas durante el proceso de habilitación y transferencia
- Mejora continua de los procesos, procedimientos y plataformas para la transferencia electrónica, considerando la escalabilidad
- Actualización permanente, según cambios normativos en el ámbito nacional y evolución de estándares y mejores prácticas de transferencia electrónica y preservación digital en el ámbito internacional
- Implementación de mecanismos que permitan gestionar y proteger datos personales e información sensible, de acuerdo con la normativa vigente
- Implementación de la política de acceso que será definida por el Archivo Nacional, dentro de las plataformas desarrolladas por el Proyecto de Modernización